Como gerir as reclamações do condomínio?

Todo mundo que mora em condomínio certamente tem aquele vizinho que vive reclamando de tudo e fazendo, muitas vezes, confusão desnecessária. Barulho, choro de criança, decoração do prédio, escolha do tom da pintura nas paredes… tudo pode virar motivo para deixar um ou mais condôminos insatisfeitos.

Os conflitos são inúmeros! E é assim, de reclamação e reclamação, o interfone do síndico não para de tocar, sem falar nas abordagens dos moradores a qualquer hora. 

A gestão do condomínio não deve ser baseada somente em gerenciar conflitos, porém, a falta de controle do síndico em saber classificar o que é ou não problema, assim como seu grau de prioridade aliado a tentativa falha de agradar a todos podem comprometer e muito o resto de suas atribuições.

Neste artigo, vamos falar sobre as melhores práticas para gerir as reclamações no condomínio e as principais orientações para o síndico nestes casos. Confira!

Reclamações no condomínio: como lidar com vizinhos insatisfeitos?

Intermediar conflitos é somente uma das dezenas de responsabilidades do síndico, no entanto, esta é, sem dúvidas, a mais difícil de executar. Se já é humanamente impossível conseguir agradar a todos, imagine então o exercício de paciência constante do síndico ter de ouvir dois ou até mais lados de uma mesma queixa quase que diariamente? 

É preciso muito jogo de cintura para tentar acalmar os ânimos mais exaltados e chegar a uma decisão que satisfaça a maioria, mas, além de tudo isso, é preciso estabelecer limites para que o síndico consiga administrar estas demandas. 

Para isso, é importante trabalhar a comunicação interna de forma ativa para que todos os condôminos possam entender tanto o motivo da reclamação quanto a solução apresentada pelo síndico. Além disso, é válido classificar o teor da queixa (formal ou informal) e qual seria o canal mais adequado para agrupá-las.

Por exemplo: em casos de reclamações mais formais, ou seja, que envolvam toda a comunidade, o síndico pode sugerir aos moradores fazê-las através de email, caixas de reclamações, livros de ocorrências e formulário online.

De acordo com Clóvis Neto, diretor da Servicon, não existe um prazo máximo para a resolução de problemas reportados pelos condôminos. “Tudo vai depender do teor do problema, pois existem situações que deverão ser resolvidas com maior agilidade e cuidado. Por via de regra, os síndicos são quem irão definir o quê e como devem ser resolvidos: as decisões a serem tomadas, ordem de prioridade das ações e prazo para solucioná-las podem ser discutidos em assembleia.”

Já para os casos de queixas informais, ou seja, assuntos corriqueiros do dia a dia, como barulho em horários indevidos, o morador pode falar diretamente no grupo do WhatsApp do prédio ou em uma conversa privada com o síndico para deixá-lo ciente do problema. 

Independente do assunto a ser debatido, o síndico deve estar atualizado quanto ao Regimento Interno do condomínio para saber quais medidas deverão ser aplicadas corretamente. 

Caso as mesmas atitudes e comportamentos dos vizinhos reclamões persistirem, cabe ao síndico usar das ferramentas que tem para pôr ordem na situação, como abertura de convenção, leitura de regimento interno e aplicação de notificações e multas.

Mas em quais situações o síndico pode, de fato, intervir?

É importante lembrar que o síndico não é obrigado a estar disponível 100% do tempo, portanto, estabelecer horários para atender às solicitações dos condôminos é o mais adequado. Isso evita abordagens indevidas durante momentos de descanso e lazer do síndico, afinal, ele também é morador e deve ter seus direitos respeitados enquanto condômino. 

Outro ponto que merece atenção na administração do síndico é a de que nem toda reclamação que chega deve ser tratada como uma grande questão que vai impactar na vida dos demais condôminos. Portanto, o síndico deve ter cuidado redobrado com aquele famoso vizinho que sempre vem “reclamar” de alguma coisa com objetivo apenas de criar conflitos.

“Caso o problema relatado afete a coletividade ou o patrimônio comum do condomínio, o síndico pode e deve intervir”, afirma Clóvis.

E para evitar maiores constrangimentos e, consequentemente, mais conflitos, o síndico deve priorizar o sigilo das informações dos condôminos, pois, dependendo do teor da queixa, as pessoas envolvidas podem sofrer consequências que venham a afetar o convívio no condomínio.

“O síndico deve evitar tratar de assuntos importantes deste tipo via aplicativos aberto de mensagens, principalmente. Ele deve sempre utilizar um canal direto com o morador ou um sistema seguro para garantir que a troca de informações esteja acontecendo apenas entre morador e responsável do condomínio”, orienta Clóvis.

O síndico também deve manter-se imparcial quanto às decisões a serem tomadas para não influenciar diretamente nas opiniões dos demais durante assembleia de condomínio, respeitando o interesse da maioria de acordo com o problema.

Investir em um suporte profissional para ajudar a gerenciar conflitos no condomínio é uma solução inteligente

Com o apoio de uma administradora de condomínio, o síndico tem mais facilidade para formular soluções adequadas para os problemas do prédio, principalmente em questões burocráticas e financeiras que podem impactar diretamente na sua gestão.

Esclarecimentos sobre assuntos de interesse da comunidade condominial são de responsabilidade do síndico e da administradora, que devem fazê-lo com antecedência e clareza, assim como é dever dos condôminos confirmar o recebimento da mensagem e respondê-la no prazo estabelecido.

A Servicon oferece consultoria para auxiliar síndicos e gestores de condomínio a gerenciar conflitos da melhor forma, assim como indicam as melhores formas de comunicação de acordo com o tipo de condomínio. Para saber mais sobre este e outros serviços, clique aqui e saiba mais.

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