Qual é a melhor forma de se comunicar com os condôminos?

No dia a dia do condomínio, as reclamações e problemas relacionados à administração, seja interna ou externa, queixas quanto à estrutura e comportamentos inadequados da vizinhança sempre recaem no colo do síndico.

Agora imagine um condomínio onde habitam 200 moradores: são 200 pessoas com comportamentos, hábitos e pensamentos diferentes. Sendo assim, uma comunicação efetiva é um dos pilares para manter um ambiente organizado e harmônico, e na gestão do síndico, deve ser tratada como prioridade.

Então, como conseguir atender todos os condôminos ao mesmo tempo? Como o síndico e administradora do condomínio podem fazer uma comunicação ativa sem deixar dúvidas e que satisfaça os moradores?

Confira neste artigo algumas vias de comunicação para otimizar o entendimento entre condôminos, síndicos e administradoras de condomínio. 

Comunicação no condomínio: como estruturá-la de forma adequada?

Quando o síndico registra um grande número de ocorrências, pode ser indicativo de que a comunicação utilizada no momento não está funcionando como deveria. Afinal, é de sua responsabilidade assumir eventuais erros decorrentes por falta de esclarecimentos. 

Como sabemos, a carga de responsabilidade do síndico é bastante alta, portanto, quanto mais ferramentas ele tiver à sua disposição para otimizar o seu trabalho e sua comunicação, melhor para sua gestão e para a comunidade condominial.

E para cada acontecimento, novidades, avisos que sejam de interesse dos moradores do condomínio, existem formas específicas de serem veiculadas. Um ponto fundamental que merece ser destacado é que antes de saber o que falar, é importante avaliar como tal mensagem será elaborada e entregue para o público final. 

Portanto, o síndico e/ou a administradora do condomínio devem avaliar a situação e identificar se aquele aviso vai exigir maior formalidade ou pode ser discutida de forma mais descontraída, por exemplo.

De modo geral, o síndico deve sempre ser claro e se mostrar disponível para os moradores que desejarem entrar em contato.

Meio e mensagem: como escolher a forma de se comunicar com os condôminos?

Comunicados impressos seguem como um dos meios mais eficazes de divulgar notícias sobre o condomínio. Apesar de ser mais trabalhosa, tanto na impressão como na aplicação, os comunicados, quando espalhados em áreas estratégicas do condomínio, como elevadores, portarias, escadas e áreas comuns, conseguem atingir um maior número de pessoas.

Confira abaixo alguns exemplos de comunicados impressos e locais mais utilizados para sua divulgação:

• Mural

• Carta registrada

• Memorando/circulares

• Livro de sugestões/ocorrências

Assuntos mais íntimos como a inadimplência do condômino não devem ser registrados em cartazes. Caso o síndico se depare com alguma situação deste tipo, a regra é tratar o assunto pessoalmente com a parte envolvida.

Os canais digitais chegaram para otimizar a comunicação entre as pessoas, e no condomínio, a inclusão de ferramentas deste tipo facilita o diálogo dos moradores, principalmente para assuntos que não demandam tanta urgência ou dependem exclusivamente do síndico ou administradora para solucioná-lo. 

Os grupos de WhatsApp, por exemplo, funcionam muito bem para esta proposta de comunicação mais fluida e dinâmica, pois ajuda a fortalecer um senso de cooperação e coletividade entre os moradores, além de ser um meio onde cabe um tom mais informal. 

Além do WhatsApp, a comunicação digital no condomínio pode ser feita via e-mails, meio mais utilizado para envio de circulares e avisos da empresa que administra o condomínio. Aplicativos para uso exclusivo do condomínio também é um ótimo exemplo de meio de comunicação entre a administração e moradores.

Já a assembleia e reunião de condomínio é a ocasião ideal para estimular a comunicação entre os moradores e o síndico do condomínio. É o momento onde são expostas reclamações dos moradores, a avaliação de melhorias quanto às regras internas do condomínio, avisos sobre reformas, entre outras questões referentes ao dia a dia do prédio. Todo o conteúdo da reunião deve ser devidamente registrado em ata. 

Vale lembrar que assim como é de responsabilidade do síndico e da administradora avisarem com antecedência e com clareza sobre algum assunto de interesse da comunidade condominial, é dever dos condôminos receber a informação e respondê-la no prazo estabelecido. 

E você, síndico? Quais desses meios de comunicação você costuma utilizar no condomínio? Quais são os que têm maior adesão dos moradores? Compartilhe suas experiências aqui nos comentários.

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